La
mia posta contiene un virus ?
Uno dei problemi della comunicazione attraverso
le reti è quello della trasmissione di virus
informatici. Essi possono giungere al vostro
sistema di posta elettronica attraverso messaggi
inviati anche da ignari operatori che, non
disponendo di un efficiente sistema di controllo
non sono in grado di evitare eventi di questo
tipo.
Inoltre trasmettendo degli allegati (i file
inviati insieme alla email) voi potreste far
incorrere nel medesimo inconveniente il vostro
interlocutore rischiando di compromettere la
vostra immagine aziendale. |
 Antivirus
DMS sottopone in modo
automatico tutti i file allegati ai messaggi in
entrata ed in uscita ad un controllo automatico
antivirus.
I messaggi contenenti file ritenuti infetti
verranno messi in quarantena e l'amministratore
del sistema protrà molto semplicemente decidere
il da farsi mediante una interfaccia grafica di
amministrazione. |
Le Email con file
allegati hanno una dimensione adeguata ?
Quando alle normali email vengono allegati dei
file, la dimensione del messaggio cresce in modo
considerevole e spesso, superato il limite
imposto dal vostro ISP (il fornitore di accesso
internet) il messaggio non viene spedito o non
viene ricevuto dal vostro corrispondente.
La soluzione a questo inconveniente è la
compressione dei file mediante opportuni
software; questa operazione, tuttavia è a volte
considerata complessa dagli operatori inesperti e
comunque comporta una perdita di tempo nella
composizione delle email. |
Compressione
DMS comprime in modo automatico tutti i
file allegati alla posta in uscita, liberandovi
dall'incombenza di procedere manualmente alla
compressione e riducendo la possibilità che il
vostro messaggio fallisca a causa delle
dimensioni. |
I messaggi sono
archiviati in modo efficiente ?
Spesso i client dei singoli utlizzatori (i
programmi utilizzati per trasmettere e ricevere
la posta) sono l'unico luogo in cui le email
vengono archiviate.
E' sufficiente quindi una manovra non corretta o
una reinstallazione del sistema in caso di guasto
perchè i messaggi vengano persi
irrimediabilmente. Questo, in un mondo in cui la
posta elettronica acquista sempre maggiore
importanza nell'ambito della comunicazione
aziendale e personale, è una evenienza non più
accettabile. |
Archiviazione
automatica
DMS dispone di un sistema
di archiviazione automatico che inserisce ogni
messaggio inviato o ricevuto in appositi file di
database che possono essere centralizzati sul
server.
Sarà quindi molto facile creare delle copie di
backup e
in caso di necessità rintracciare un messaggio e
ripristinarlo.
Niente più messaggi scomparsi quindi. |
Colui che via ha
inviato un messaggio di email è sicuro che voi
l'avete ricevuto ?
Spesso, chi vi ha inviato una email, telefona per
assicurarsi che essa sia stata effettivamente
ricevuta, compromettendo in modo sostanziale la
natura della comunicazione elettronica.
In altri casi, voi effettivamente non avete
ricevuto il messaggio ma lo saprete solo quando
sarà troppo tardi.
Un buon sistema di posta deve rispondere
automaticamente ai messaggi ricevuti evitando
perdite di tempo e malintesi.
Inoltre se il vostro corrispondente riceve un
messaggio automatico di conferma la vostra
immagine in termini di efficienza aziendale ne ha
un enorme vantaggio. |
Risposta
automatica
DMS può essere configurato in modo da
rispondere automaticamente ai messaggi ricevuti,
con un messaggio di cortesia.
Il testo di risposta può essere personalizzato
per ogni indirizzo di ricezione e può contenere
dei campi automatici che riportino ad esempio : data
di ricezione, nome del mittente, indirizzo
del mittente, oggetto del messaggio ed
un numero progressivo di protocollo
che permetterà di identificare facilmente il
messaggio in futuro.
Infatti, tale numero verrà automaticamente
aggiunto all'oggetto del messaggio ricevuto ed il
vostro corrispondente in futuri riferimenti a
tale email potrà facilmente indicarvi il numero
di protocollo.
Questo sistema è particolarmente adatto per la
gestione delle assistenze clienti e ordini via
email. |
Siete in grado di
rintracciare facilmente un messaggio di email ?
La posta elettronica diventa sempre più il
sistema privilegiato di comunicazione e quindi la
quantità dei messaggi che inviate e ricevete
aumenta ed aumenterà in modo esponenziale.
Un efficiente sistema di identificazione diventa
una necessità.
Se ad ogni messaggio ricevuto corrisponde una
risposta automatica con un numero progressivo
visibile nel campo oggetto del vostro programma
di gestione posta, sarà molto facile per voi e
per i vostri corrispondenti farvi riferimento in
futuro. |
Trovare il
messaggio
Grazie al
numero di protocollo che viene aggiunto
all'oggetto della email ricevuta (vedi il
riquadro sopra) e che viene comunicato a colui
che ci ha inviato l'email, diventa estremamente
veloce rintracciare il messaggio che ci
interessa. |
La posta
elettronica della mia azienda è personalizzata ?
A volte può essere utile aggiungere a
tutti i messaggi che vengono spediti dall'azienda
una frase che funga da richiamo pubblicitario
oppure da avvertimento al ricevente.
In generale è utile contraddistinguere la posta
in modo univoco ed identico per tutti gli
operatori. |
Messaggi
standard
DMS consente di aggiungere in modo
automatico ad ogni vostro messaggio un testo o un
file che abbia scopo di richiamo pubblicitario
alle attività o alle novità dell'azienda,
oppure richiami l'attenzione sulla
confidenzialità delle informazioni contenute
ecc. |
Posso facilmente
eliminare i messaggi pubblicitari indesiderati?
Sempre più frequentementele nostre
caselle di posta elettronica (ed anche quelle
convenzionali) vengono intasate da messaggi
pubblicitari che noi non abbiamo richiesto. |
Anti
Spam
DMS dispone di sofisticati filtri
programmabili che vi permetteno di eliminare la
maggior parte dei messaggi indesiderati prima
ancora che arrivino al votro programma di posta
elettronica, ma direttamente sul server. |
Posso comunicare
con alcune persone in modo privato, avendo la
certezza che la mia corrispondenza non sia letta
da altri ?
Per motivi di sicurezza aziendale o di
privacy personale è bene che alcuni messaggi
restino 'fra noi'.
Ed invece essi transitano su internet in modo non
protetto.Inoltre
senza firma elettronica è impossibile sapere se
un messaggio è autentico.
|
Nessuno
ci ascolta
DMS è in grado di criptare e decriptare
i messaggi in arrivo ed in uscita, utilizzando lo
standard PGP.
In modo completamente trasparente, i messaggi
diretti ad un certo indirizzo ocon certe
carateristiche, saranno automaticamente criptati
ed inviati quindi nella rete in modo sicuro.
Naturalmente anche i messaggi criptati
provenienti dall'esterno saranno, se riconosciuti
automaticamente decodificati.
I messaggi criptati in entrata ed in uscita che
non siano riconosciuti fra quelli consentiti,
saranno bloccati e sarà necessaria una
autorizzazione per il loro inoltro.Inoltre
il sistema dispone di firma elettronica in modo
che i messaggi possano essere autenticati.
|
Conosco il
traffico di posta elettronica e di fax che
transita sulla mia rete?
A chi viene inviata la posta? da chi la
riceviamo? Qualcuno abusa del sistema? |
Dirigere
il traffico
Con DMS è estremamente facile
visualizzare anche direttamente sul vostro
Browser Internet (Internet Explorer, Netscape
ecc.) i report di tutto il traffico di posta in
entrata ed in uscita.
Inoltre il sistema può essere programmato per
bloccare automaticamente i messaggi che
contengono alcune parole, frasi o certi tipi di
file. |
La posta
elettronica interna utilizza gli stessi
protocolli della posta internet ?
Spesso il sistema di posta su rete
locale viene realizzato utilizzando il servizio
di messaggistica di windows con una centrale di
posta che è indipendente dal server della posta
internet (che in questo caso viene definita
'posta remota').
Questo tipo di configurazione rende più
complesso il sistema di posta ed è generalmente
poco efficiente. |
Un
solo sistema di posta
Con DMS la vostra posta interna su rete
locale viene trattata esattamente come quella
esterna internet.
In pratica , quando un messaggio viene inviato,
il mail server distinguerà fra gli indirizzi
degli utente locali e gli indirizzi esterni,
smistando in modo opportuno tutte le email. |
Gli indirizzi non
sono distribuiti in modo uniforme ?
Un moderno sistema di comunicazione deve
prevedere che ogni individuo che riceva o
trasmetta posta abbia un proprio indirizzo
univoco e che altresì l'azienda disponga di un
certo numero di indirizi generali che gli servano
alla gestione della comunicazione con l'esterno;
clienti, fornitori, amministrazioni ecc.
Gli indirizzi personalizzati che fanno
riferimento ad un dominio di posta centralizzato
tipo : mionome@nomeazienda.com ,rendono la
gestione del sistema più semplice e l'immagine
della azienda migliore. |
Il
dominio di posta
DMS comprende la possibilità di
ottenere a prezzi estremamente convenienti un
dominio di posta personalizzato ( con il nome
azienda nell'indirizzo nomeutente@nomeazienda.com
) dal quale potrete
ricavare un numero illimitato di indirizzi
personali da distribuire ai vostri collaboratori.
Naturalmente DMS può funzionare in realtà che
già dispongano di un dominio di posta o anche in
aziende che utilizzino indirizzi di fonti diverse
(forniti dal vostro ISP, da sistemi di indirizzi
liberi o altro).
L'acquisto di un dominio di posta può
comprendere anche un indirizzo web del tipo
www.nomeazienda.com
con 100Mb di spazio web
che, ad un costo irrisorio, potrete utilizzare
per la costruzione del vostro sito web aziendale. |
I
fax vengono spediti e ricevuti in modo
centralizzato ?
La maggior parte dei software in circolazione per
l'invio e ricezione di fax tramite PC richiedono
la presenza di un modem/fax installato sul PC con
quale si stà lavorando.
Questo comporta un problema di investimento in
termini di hardware e di impianti.
Un buon sistema di comunicazione deve
gestire i fax in rete locale. |
I
fax da ogni PC
Con DMS la ricezione e
l'invio di fax avviene dal server, quindi solo a
tale PC deve essere collegato un modem/fax e la
linea telefonica.
DMS supporta anche modem/fax multipli per aziende
che abbiano un elevato traffico di fax. |
Per spedire e
ricevere fax devo utilizzare un software dedicato
?
Spesso i fax per essere manipolati richiedono un
software proprietario diverso da quello
utilizzato per le email, oppure costringono ad
utilizzare dei programmi specifici in grado di
gestire entrambi i protocolli.
Questo rende poco flessibile un sistema in cui
non dovrebbe esistere una vera e propria
distinzione fra email e fax. |
Tutto
in una sola interfaccia
I programmi di gestione posta come
Outlook express e Eudora offrono un valido
sistema di gestione della posta, combinando
insieme immediatezza d'uso, potenzialità e
leggerezza in termini di impegno delle risorse
della macchina.
Utilizzare questi programmi anche per trasmettere
e ricevere fax permette di semplificare le
operazioni e ridurre i tempi di apprendimento
degli operatori.
Inoltre, se i fax vengono trasmessi sulla rete
locale come dei semplici messaggi di posta
elettronica che il server provvederà poi a
inviare in modo appropriato, il sistema ne
guadagnerà complessivamente in termini di
efficienza. |
Il sistema di
invio dei fax è robusto ?
Chi di voi abbia fatto un po' di esperienza con
l'invio di fax in rete avrà notato che spesso i
più diffusi software dedicati a questa
funzionalità sono delicati nella loro
comunicazione con il server (il computer che deve
spedire i fax) e questo comporta il fatto che a
volte i fax non vengono inviati oppure è
necessario un reset del PC client per poter
procedere ad un invio.
Questo causa inevitabili perdite di tempo.
Inoltre l'inaffidabilità del sistema costringe
l'operatore a continue e inutili verifiche. |
I
fax "sicuri"
Il metodo utilizzato da
DMS per inviare i fax e riceverli distribuendoli
ai vari utenti e quello di un mail server
(programma generale che gestisce la posta) che
tratta anche i fax come email con file allegati
(il fax vero e proprio).
Questo tipo di scelta, oltre a realizzare una
maggiore integrazione del sistema di posta
elettronica, garantisce un significativo
miglioramento delle prestazioni del sistema
riducendo al minimo il rischio di blocchi del
sistema e rendendo superflui una serie di tediosi
controlli sull'effetivo invio del fax.
Inoltre il sistema vi invierà automaticamente un
messaggio di notifica sullo stato dell'invio del
fax, segnalando eventuali errori di trasmissione.
Il concetto importante è che con DMS, i PC che
inviano o ricevono fax non necessitano di un
software di collegamento permanente con il server
che costituisce sempre un lato di vulnerabile. |
| Listino
Prezzi |
Listino
Prezzi |
